Automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Finanzbuchhaltung des mittelständischen Unternehmens A. Berger aus Memmingen zeigt sich fortschrittlich

Seit mehr als 50 Jahren fertigt die A. Berger GmbH & Co. KG im Allgäu einbaufertige Präzisionsteile und Baugruppen. Mit großem Erfolg und expandierendem Betrieb. Mit wachsendem Geschäftsvolumen wuchsen auch die Belegberge in der Buchhaltung und die Ablagen im Archiv. Auf der Suche nach einer Lösung informierten sich Wolfgang Hess, verantwortlich für die EDV-Organisation, und die Leiterin der Finanzbuchhaltung Petra Räth bei GFT über die Möglichkeiten der digitalen Erfassung und elektronischen Archivierung und erfuhren von der weiter gehenden Option der automatisierten Rechnungsverarbeitung mit GFT inspire. Nach reiflicher Prüfung entschied man sich bei A. Berger für die „große“ Lösung und hat seither nicht nur die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt, die Mitarbeiterzufriedenheit merklich erhöht, sondern auch an Transparenz und Kontrolle gewonnen.

In der Unternehmensgruppe A. Berger mit mehr als 1.400 Mitarbeitern weltweit und einem Umsatz von 172 Mio. Euro gehen täglich etwa 350 Rechnungen ein. 2000 unterschiedliche Lieferanten sind die Absender. Derzeit sind vier verschiedene Sprachen Geschäftsalltag. Da das Unternehmen insbesondere in Osteuropa weiterhin starkes Wachstum erwartet, war die Entscheidung für GFT inspire gleichzeitig eine Investition in die Zukunft.

Bei A. Berger werden jetzt die täglich eingehenden Rechnungen zunächst in der Buchhaltung gescannt. Dann werden die erfassten Daten automatisch mit den Daten in BAAN abgeglichen. Stimmen die Rechnungsdaten mit den Bestelldaten und dem Wareneingang überein, wird wiederum automatisch die Verbuchung im ERP-System veranlasst. Das ist heute bereits bei 52% der Rechnungen der Fall. Die Daten werden dann mit GFT hyparchiv elektronisch GDPdU-konform gespeichert. Zeitraubende Ablagetätigkeit in der Buchhaltung entfällt. „Damit gibt es keine Fehlablage wie beim Papier und die Sucherei hat ein Ende!“, ist man bei A. Berger zufrieden. Die Mitarbeiter in der Buchhaltung sehen einen weiteren positiven Aspekt: „Wir haben wieder einen übersichtlichen Schreibtisch und werden nicht mehr vom Papier erschlagen“.

Unklare Rechnungen, bei denen keine Datenübereinstimmung festgestellt werden konnte, werden mit GFT inspire in einen genau definierten Freigabeprozess eingestellt. Auch dieses Verfahren beschleunigt die Abläufe enorm, zumal jederzeit abrufbar ist, an welcher Stelle der Freigabekette sich die konkrete Rechnung gerade befindet. „Dadurch ist eine optimale Transparenz über den gesamten Lebenslauf jeder Rechnung gegeben“, freut sich Petra Räth, „das sichert uns die möglichen Skonto-Abzüge, da die Bearbeitungszeit sich stark reduziert hat“.

Schon nach kurzer Zeit mit der neuen Business Process-Management Lösung GFT inspire ist für A. Berger die Rechnung aufgegangen: „Innerhalb der letzten Monate hat sich der Rechnungseingang um 25% erhöht und kann ohne zusätzliches Personal bearbeitet werden“, ist das Fazit von EDV-Leiter Wolfgang Hess.

Das Unternehmen A. Berger , 1955 gegründet, Produktionsstätten in vier Ländern, Weltweit über 1.400 Mitarbeiter, Mehr als 700 Fertigungsmaschinen, Kunden: Automobil-, Elektro-, Textil-, Hydraulikindustrie, Luftfahrttechnik, Elektronik, Motoren- und Maschinenbau, Jahresumsatz über 172 Mio. Euro

ERP-Anbindung: BAAN

Die GFT-Lösung für A. Berger umfasst die folgenden Komponenten:

  • PowerScan
  • smartFIX (Insiders Technologies)
  • GFT hyparchiv
  • Inbound (Guder)
  • GFT inspire

 

logo_Akademie_gruen

Das neue Weiterbildungsangebot für Business Process Management

BPM-EXPO.COM - Das neue Contentportal für Business Process Management

Status Quo Geschäftsprozessmanagement      Deutschland - Österreich - Schweiz

Zur aktuellen Umfrage kommen Sie hier

Aktueller Buchtip:

Controlling von Geschäftsprozessen Thilo Knuppertz/Frank Ahlrichs