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Erfolgsfaktor BPM BPM ist ein Begriff, der in den letzten 2 Jahren immer häufiger von Beratern und Softwareanbietern verwendet wird, wenn es um die Dokumentation, Simulation, Steuerung oder Überwachung von Geschäftsprozessen geht. Die Steigerung der Effizienz, die Reduzierung von Durchlaufzeiten oder Fehlerquellen und vor allem die Möglichkeit, Kosten einzusparen, sind die Hauptargumente für den Einsatz von BPM. Doch wofür steht BPM?
Alle drei Definitionen sind richtig, doch das BPM mit dem wir uns hier beschäftigen wollen, steht für „Business Process Management”. BPM – eine Definition Business Process Management – oder auch Geschäftsprozessmanagement – beschäftigt sich mit der systematischen Gestaltung, Steuerung, Überwachung und Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens. BPM umfasst dabei das strategische Prozessmanagement ebenso wie den Prozessentwurf, die Prozessimplementierung und das Prozesscontrolling In Anbetracht der wirtschaftlichen Situation vieler Unternehmen gilt Geschäftsprozessmanagement und die effiziente Steuerung der eigenen Unternehmensabläufe als einer der wichtigsten, wenn nicht sogar als der wichtigste Aufgabenbereich. Standortbestimmung BPM Laut einer im Herbst 2004 vom Kompetenzzentrum für Geschäftsprozessmanagement durchgeführten Umfrage planen im Jahr 2005 rund die Hälfte aller teilnehmenden Unternehmen umfangreiche BPM-Projekte, 70% sogar generelle Aktivitäten zur Verbesserung des Geschäftsprozessmanagements (BPM). Die Schwerpunkte liegen dabei eindeutig im Kundenbeziehungsmanagement, in der Optimierung der Ressourcen- und Kapazitätssteuerung sowie dem Qualitätsmanagement. Knapp 200 Unternehmen im deutschsprachigen Raum sind davon überzeugt, dass die Bedeutung von Geschäftsprozessmanagement weiter zunehmen wird. 48% der Teilnehmer schätzen BPM sogar als „sehr wichtig“ ein. Ein Viertel der Unternehmen gab an, bereits einen Chief Process Officer (CPO) bestimmt zu haben. Bei mehr als der Hälfte der Unternehmen wird dafür ein Vorstandsmitglied eingesetzt, nur bei 5% ist dafür der Leiter IT zuständig. Stolperfalle BPM Trotz erheblicher Anstrengungen vieler Unternehmen, Prozesse zu definieren und auch im täglichen Handeln verbindlich zu implementieren, wurden wesentliche Elemente der von Experten als zukunftsweisend eingestuften Prozessorganisation bisher nicht umfassend realisiert. Die Führungskräfte haben in der Praxis zwar oft das Gefühl, alles getan zu haben, vermissen aber die angestrebten Resultate auf der operativen Ebene. Zu empfehlen ist eine Bestandsaufnahme der fehlenden oder nicht ganzheitlich strukturierten Geschäftsprozesse mit dem Ziel, das Untenehmen konsequent zu einer Prozessorganisation weiterzuentwickeln. Kunden werden dadurch besser betreut, Mitarbeiter tragen mehr Verantwortung und der Unternehmenswert steigt Ziele setzen und erreichen Von BPM wird ein schneller, kontrollierbarer ROI erwartet. Voraussetzung ist, dass Unternehmen ihre IST-Situation genau kennen und ihre Ziele detailliert beschreiben. Leider ist dies nicht immer der Fall. Um ein BPM-Projekt zum Erfolg zu führen, steht die Identifizierung strategischer Geschäftsprozesse im Vordergrund. Aber auch funktionale Prozesse, die ineffizient sind, müssen in die Beurteilung einbezogen werden. Neben dem Status Quo ist es nötig, auch die Visionen und Aktivitäten zur Zielerreichung festzulegen und so die Erfolge messbar zu machen. Das ROI-Controlling muss ein permanenter Bestandteil des Projektes und der anschließenden Amortisationszeit sein. BPM zur Chefsache machen BPM-Projekte sind in übergeordnete Unternehmensprozesse eingebunden. Daher ist die Verantwortung des Managements besonders groß. Nur bei entsprechender Unterstützung – in Fragen der Strategie und Zielsetzung ebenso wie bei der Auswahl des geeigneten Teams und der Projektleitung – kann BPM die gewünschten Ergebnisse erzielen. Um der Führungsetage Schwachstellen innerhalb der Prozessabwicklung aufzuzeigen, sollten auch Führungskräfte der mittleren und unteren Ebene eingebunden werden. Denn nur der kontinuierliche Meinungsaustausch bringt das Projekt voran. Die BPM-Landschaft Der Markt für BPM-Lösungen ist derzeit sehr unübersichtlich. Obwohl er noch recht jung ist, findet man alleine im deutschsprachigen Raum mehr als 100 Anbieter. Dies hängt einerseits damit zusammen, dass einige Softwarehersteller Business Process Management lediglich als „Modebegriff“ in Ihre Prospekte mit aufnehmen, andererseits unterstützen die Lösungen vieler Anbieter nur Teilbereiche des Business Process Management. Der Grund hierfür liegt vor allem in der Tatsache, das deren Wurzeln in anderen Ursprungsmärkten - wie EAI, Workflowmanagement, Prozessmodellierung, Portallösungen oder DMS - liegen. (siehe Abbildung)
Doch woran erkennt man ein echtes BPM-System? Als BPM-Tool bezeichnet man in der Regel eine eigenständige Software, die eine oder mehrere der folgenden Phasen des BPM-Kreislaufes unterstützt:
Der Geschäftsprozessmanagement Kreislauf –
Quelle angelehnt an „Geschäftsprozessmanagement“ Prof. Dr. Allweyer 2005 Unter „Pure Play BPM“ versteht man Lösungen, die den kompletten Kreislauf abbilden. Applikationen, in denen einzelne BPM-Komponenten als „Features“ integriert sind, zählen in der Regel nicht zu den BPM-Tools. (ERP, ECM oder DMS) Einsatzmöglichkeiten von BPM So vielfältig wie die Beweggründe für die Auseinandersetzung mit BPM sind, sind auch dessen Einsatzmöglichkeiten. Jede Branche und jeder Unternehmensbereich hat spezielle Anforderungen und Aufgabenstellungen, die mit BPM gelöst werden können. Einige Beispiele aus der Praxis sind das Reklamations-, Beschwerde- oder Ordermanagement, Debitoren- und Kreditorenmanagement, IT-Servicemanagement, Schadensmanagement, Kreditbearbeitung, Antragsverfahren, Wissensmanagement oder Personalmanagement. Autor: Sven Schnägelberger, Geschäftsführer, Kompetenzzentrum für Geschäftsprozessmanagement Sven Schnägelberger ist BPM-Analyst und Mitbegründer des Kompetenzzentrum für Geschäftsprozessmanagement. Herr Schnägelberger verfügt auf Grund seiner Aktivitäten über einen profunden Marktüberblick im Bereich BPM
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